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Qu’elles aient été sérieusement secouées pendant la crise financière ou qu’elles en soient sorties indemnes, les banques ont dû changer leur manière de travailler. La législation a évolué et les banques sont désormais confrontées à une vigilance accrue des autorités de règlementation, sans parler des exigences de fonds propres qu’elles doivent respecter.

La plupart des institutions financières ont su s’adapter à ce nouvel environnement en transformant leurs activités. Certaines ont drastiquement réduit leur présence sur les marchés de capitaux internationaux pour se concentrer sur leur cœur de métier –à savoir, pour beaucoup, la banque de détail. D’autres ont conservé un modèle de banque universelle et continuent à proposer une étendue de services en finance d’entreprise et sur les marchés financiers.

Les opinions divergent sur ce à quoi devrait ressembler une banque solide et bien structurée… Tout le monde est d’accord, en revanche, sur le fait que ces modèles opérationnels, dans le contexte actuel, sont de plus en plus coûteux à mettre en œuvre et que les banques se concentrent, plus que jamais, sur l’optimisation des coûts et de l’utilisation de leurs fonds propres.

Sous-traiter des fonctions support vitales pour rester compétitif

Durant les premières années ayant suivi la crise, les banques ont réduit –parfois de manière importante– leurs activités les plus risquées et celles mobilisant une part importante de fonds propres. Plus récemment –et parce que les possibilités de restructuration ne sont pas illimitées– les institutions financières ont dû trouver des moyens plus innovants de maitriser leurs coûts. Elles se sont ainsi intéressées, entre autres stratégies, à la sous-traitance, qui leur permet de déléguer certaines tâches opérationnelles à des prestataires plus productifs.

La sous-traitance n’a rien d’une nouveauté pour le secteur bancaire puisqu’il était à l’avant-garde de cette tendance, avant même qu’elle ne devienne la norme dans l’industrie des services. Ces dix dernières années, cependant, le phénomène s’est amplifié et la nature des tâches déléguées a évolué.

Auparavant, les opérations informatiques et la gestion de la relation client –en particulier dans la banque de détail– représentaient la majorité des activités sous-traitées. Ces dernières années, de plus en plus de banques ont commencé à externaliser certaines fonctions support vitales. Aujourd’hui, les activités communément sous-traitées incluent par exemple des tâches administratives jusqu’à présent remplies par des équipes Conformité et des opérations quotidiennes critiques pour certains départements opérationnels.

De la mise en conformité au traitement post-marché

Beaucoup de filiales américaines de banques européennes font appel à des prestataires spécialisés pour les aider à entrer en conformité avec la législation locale, notamment dans les domaines de la lutte contre le blanchiment (AML) et de la connaissance du client (KYC), plutôt que de n’y allouer des ressources internes. De la même manière, lorsque le scandale des PPI –qui concerne la vente d’office de produits d’assurance crédits, une pratique irrégulière– a explosé, plusieurs banques anglaises ont décidé d’externaliser le traitement des plaintes de leurs clients, plutôt que de recruter et former des équipes.

En vue de réduire encore davantage leurs coûts liés à la conformité de leurs activités, plusieurs grandes banques internationales ont uni leurs forces pour créer et gérer des bases de données KYC communes. Ces fichiers sont alimentés par les banques qui ont ainsi accès à des données standardisées d’une institution et d’une région à l’autre.

Les banques intervenant sur les marchés de capitaux ont également commencé à mutualiser une partie de leurs activités de gestion. Et nombre d’experts estiment qu’il s’agit du futur de la gestion des securities. Plusieurs solutions de traitement post-marché ont ainsi vu le jour ces dernières années. Elles s’adressent aux banques soucieuses d’optimiser la productivité de leurs équipes de gestion en délégant des tâches clés comme la compensation ou le règlement-livraison. Certaines de ces plateformes sont d’ailleurs en passe de devenir des solutions standards.

Quels sont les risques pour les banques ?

Une stratégie de sous-traitance bien pensée peut permettre à une banque de mieux optimiser l’utilisation de ses ressources. Du moins, lorsque tout va pour le mieux. Mais que se passe-t-il lorsqu’un prestataire ne respecte pas sa part du contrat ou –plus probablement– s’il commet une erreur involontaire ? Quels sont alors les risques pour les banques ? De manière générale, les entreprises s’assurent que leurs prestataires remplissent leur mission mais elles ont tendance à négliger les risques opérationnels liés à la sous-traitance.

Plusieurs banques ont dû faire face à de sérieuses débâcles financières et de réputation en raison d’erreurs commises par l’un de leurs prestataires. Il y a quelques années, plusieurs millions de clients d’une grande banque de détail anglaise se sont retrouvés dans l’incapacité de retirer de l’argent pendant plusieurs jours. En cause, une erreur survenue alors qu’un sous-traitant informatique effectuait une mise à jour logicielle de l’un des systèmes de l’entreprise. Une autre banque a dû indemniser des milliers de clients après que des informations personnelles aient été dérobées puis vendues illégalement. Ces données étaient en possession d’un prestataire, stockées sur une clé USB qu’un employé de l’entreprise avait égarée.

Ce type d’incidents se produit également en banque d’investissement. Nombres de traders ont perdu des millions avant que les systèmes de contrôle de leur entreprise –gérés par un sous-traitant– aient pu détecter des positions non autorisées. Il y a quelques années, une banque internationale a perdu plus d’un milliard de dollars parce que des données incriminant l’un de ses employés –collectées par un prestataire– avaient été supprimées, par erreur, lors d’une opération de maintenance informatique menée par un second prestataire.

En augmentant l’efficience de leurs activités, grâce à la sous-traitance, ces institutions financières ont importé d’importants risques opérationnels au sein de leurs organisations qui ont engendré de sérieuses pertes financières.

Que peuvent faire les banques pour limiter ces risques liés à la sous-traitance ?

Il est fondamental, pour toute institution financière, d’adopter une méthodologie détaillée et bien articulée, documentant le processus de choix des prestataires et définissant leurs missions de manière précise ; l’important étant de s’assurer que le prestataire comprenne ce qui est attendu de lui et la manière selon laquelle il doit s’acquitter des tâches qui lui sont confiées.

Une stratégie d’audit doit également être implémentée pour surveiller les risques liés à la sous-traitance, via des contrôles réguliers, ainsi qu’un plan d’urgence régissant les procédures à suivre dans le cas où un problème surviendrait.

Les incidents liés aux risques opérationnels peuvent avoir un impact majeur. Il est donc crucial de pouvoir les anticiper et d’avoir une solution en place pour faire face aux conséquences financières qu’ils entraînent. Risk managers, courtiers et assureurs peuvent étudier ensemble les solutions assurantielles qui sont à leur disposition pour transférer ces risques, à condition de privilégier un porteur de risques financièrement solide et en mesure d’offrir une capacité suffisante.

La sous-traitance apporte de nombreux bénéfices compétitifs pour les institutions financières, en particulier dans le contexte actuel. Il est cependant primordial de comprendre qu’en introduisant une ressource externe, les entreprises importent également un certain niveau de risque, qui doit être mesuré et contrôlé grâce une stratégie d’audit et l’utilisation de solutions d’assurance portant sur les risques opérationnels.